2.2 Afhandelingstermijnen

Diegenen die beroep doen op de bijstand hebben er alle belang bij dat zij binnen een redelijke termijn antwoord krijgen op hun aanvraag. Werkzoekenden moeten er met andere woorden op kunnen vertrouwen dat ze niet aan het lijntje worden gehouden door de gemeente. Omdat de gemeente een zorgvuldig onderzoek in moet stellen en haar uiteindelijke besluit goed moet motiveren, is het redelijk dat de gemeente enige tijd nodig heeft om tot een besluit te komen, maar dat mag ook weer niet zo lang zijn dat de werkzoekende hierdoor in de problemen komt. In de Participatiewet zelf staat niet vermeld hoe lang de gemeente over de afhandeling van aanvragen voor bijstand mag doen. Vandaar dat we terugvallen op de Algemene wet bestuursrecht. Hier staat de algemene termijn vermeld van acht weken voor een aanvraag:

Afb. 2.1 Afhandelingstermijnen: de klok tikt door

Vanaf wanneer begint de afhandelingstermijn te lopen?

De keuze die de wetgever heeft gemaakt, is de volgende: bij een reguliere aanvraag begint de afhandelingstermijn te lopen vanaf het moment dat de aanvraag ontvangen is. Dit betekent dat je bij het indienen op kantoor uitgaat van de datum indiening en, bij ontvangst per post, van de stempel op de aanvraag. Bij elektronisch ingediende aanvragen staat het moment van indiening op de aanvraag vermeld en wordt deze datum gebruikt als begin van de afhandelingstermijn van acht weken. 

Datum melding en datum aanvraag

Ten tijde van de invoering van de Awb was het nog niet mogelijk om digitaal een bijstandsaanvraag in te dienen. De meldingsdatum was toen de datum waarop de werkzoekende zich aan de balie of via de telefoon voor het eerst meldde. De aanvraagdatum was de datum waarop de werkzoekende op het kantoor van de gemeente de aanvraag ondertekende. Inmiddels wordt het overgrote deel van de aanvragen digitaal ingediend. Ook hier kan een verschil optreden tussen de datum melding en de datum aanvraag. Als melding wordt aangehouden de datum waarop de werkzoekende voor het eerst het aanvraagprogramma via Digid opent, als aanvraagdatum wordt aangehouden de datum waarop de aanvraag digitaal naar de gemeente wordt doorgestuurd. Hier kan verschil in ontstaan doordat een werkzoekende wel begint met het invullen van de aanvraag, maar dit pas later afmaakt, bijvoorbeeld omdat er dingen moeten worden opgezocht.

Afb. 2.2 De datum aanvraag onderaan het GALO-rapport

Wat gebeurt als de werkzoekende nog stukken moet leveren?

Je kunt natuurlijk alleen verantwoordelijk gesteld worden voor de afhandelingstermijn voor zover je daar zelf invloed op uit kunt oefenen. Wat als de werkzoekende stukken in moet leveren en dat niet doet? Op die manier zou de afhandelingstermijn overschreden kunnen worden, zonder dat je daar invloed op hebt. De Awb heeft hierin voorzien, doordat de afhandelingstermijn wordt opgeschort zolang werkzoekende de stukken nog niet heeft ingeleverd. Deze opschorting gaat in de dag nadat het verzoek aan de werkzoekende is verzonden. De totale duur van de afhandeling komt zo dus boven de acht weken uit. De werkzoekende krijgt een ‘redelijke termijn’ om ontbrekende stukken in te leveren. In juridische termen krijgt de werkzoekende een hersteltermijn om het euvel (niet alle informatie is overgelegd) te herstellen. Je kunt echter pas een hersteltermijn opleggen, nadat eerst een verzoek om informatie is verzonden. Dit heeft als reden dat een hersteltermijn bedoeld is voor de situatie waarin werkzoekende aan een verzoek om informatie te leveren niet heeft voldaan. Hij krijgt dan de mogelijkheid zijn verzuim te ‘herstellen’. In de praktijk van de uitkeringsaanvraag betekent dit dat je dus altijd eerst een verzoek om informatie stuurt (eerste verzoek) en als de werkzoekende dan niet of niet volledig reageert, een hersteltermijn moet worden opgelegd (zie voor voorbeelden van hersteltermijn en verzoek om informatie de vorige module).

Wat is een redelijke termijn?

Het is een gewoonte geworden de werkzoekende een termijn van twee weken te geven om ontbrekende stukken aan te leveren. Die termijn is echter nergens zo vastgesteld, dus je kunt hierin variëren. Voor sommige stukken, waarvan je redelijkerwijs mag aannemen dat werkzoekende die in zijn bezit heeft, zou je ook een termijn van 24 of 48 uur kunnen opleggen. Maar als het stukken betreft waarvoor de werkzoekende tijd nodig heeft om ze te leveren, dan kun je een termijn langer dan twee weken opleggen. Voorheen werd nogal eens een langere termijn gegeven als de werkzoekende zijn bankafschriften moest opvragen bij de bank. De Centrale Raad van Beroep heeft hierover gezegd dat we van werkzoekenden mogen verwachten dat ze hun bankafschriften thuis bewaren, en dat het geven van een langere termijn om ze bij de bank op te vragen eigenlijk niet aan de orde is. Inmiddels is dit ook wel een beetje achterhaald vanwege het internetbankieren. Kortom: wat een redelijke termijn is, hangt af van de bewijsstukken die je opvraagt. Realiseer je wel dat het in ieders belang is dat het werk zo snel mogelijk doorstroomt, dus maak de termijnen niet te lang. Mocht de werkzoekende de gevraagde stukken echt niet tijdig kunnen leveren, dan kan verzocht worden om verlenging van de termijn. Dit moet de werkzoekende dan wel doen. Als je niets hoort, dan blijven de gestelde termijnen van kracht.

Hoe vaak mag je een hersteltermijn opleggen?

Theoretisch mag je zo vaak een hersteltermijn opleggen als nodig is. Hierbij moet wel een kanttekening worden gemaakt. Omdat de gemeente wordt geacht haar werk goed te doen, wordt van haar geëist dat bij het opleggen van een hersteltermijn alle ontbrekende stukken worden opgevraagd. Het is dus niet de bedoeling dat je drie hersteltermijnen oplegt om stukken op te vragen, waarvan je bij de eerste hersteltermijn al wist dat je ze nodig had. Alles moet meteen worden opgevraagd. Je legt alleen een tweede hersteltermijn op, als je op grond van de verkregen informatie uit de eerste hersteltermijn nog meer informatie nodig hebt. Als je bij de eerste hersteltermijn bijvoorbeeld de bankafschriften hebt opgevraagd en uit die bankafschriften blijkt dat er nog een rekening is, dan kun je een tweede hersteltermijn opleggen om afschriften van die tweede rekening op te vragen.

Wat als de stukken uiteindelijk niet worden geleverd?

Als de werkzoekende niet voldoet aan de hersteltermijn, dan stel je de aanvraag buiten behandeling. Je kijkt dan niet inhoudelijk naar de aanvraag, maar je stelt alleen vast dat de werkzoekende niet aan de hersteltermijn heeft voldaan. Daarna stel je de aanvraag op die grond buiten behandeling. Als de werkzoekende later nog stukken aanlevert, dan zal een nieuwe aanvraag ingediend moeten worden. Als de gemeente (jij dus) toch inhoudelijk naar de zaak kijkt (en daar dus over rapporteert) kan er niet meer buiten behandeling worden gesteld en zal er een inhoudelijk besluit moeten worden genomen. Houd die twee fasen in het onderzoek dus goed uit elkaar. Voor het buiten behandeling stellen van een aanvraag, hoef je alleen te kijken of de werkzoekende alle gevraagde stukken tijdig heeft ingeleverd. Dat is dus redelijk simpel. Voor een afwijzing zul je jezelf op de inhoud van de aanvraag moeten richten en dat is vaak complexer
en bewerkelijker. Houd er wel erg in dat een buitenbehandelingstelling niet meer mogelijk is, als de maximale termijn voor het inleveren van stukken vier weken voorbij is. Je hebt dus na het verlopen van de hersteltermijn maximaal vier weken de tijd om de aanvraag buiten behandeling te stellen. Doe je dat niet, dan zul je alsnog een inhoudelijk besluit moeten nemen. Dat is natuurlijk niet handig, want dan moet je alsnog een inhoudelijke afweging maken op basis van onvolledige stukken. Daar komt bij dat de werkzoekende na een afwijzing, in een bezwaarprocedure alsnog aanvullende informatie mag leveren. Bij
een buitenbehandelingstelling heeft de werkzoekende dat recht niet. Als een aanvraag buiten behandeling wordt gesteld, dan betekent dit dus ook dat geen besluit wordt genomen over het recht op bijstand. Er wordt dus niks uitgekeerd of toegekend.

Wat als de stukken uiteindelijk wel worden ingeleverd?

Als de stukken wel worden ingeleverd gaat de klok van de afhandelingstermijn weer lopen vanaf de dag dat de stukken worden ingeleverd. Dat betekent dus, andersom bezien, dat de afhandelingstermijn door een hersteltermijn wordt opgeschort van de dag volgende op de verzending van de hersteltermijn tot de dag dat de stukken worden ingeleverd. Als de hersteltermijn wordt opgelegd op 1 januari en de stukken worden (tijdig) ingeleverd op 10 januari, dat schuift de afhandelingstermijn dus door met 8 dagen (2 tot en met 9 januari). Je beschikt vanaf dat moment over alle stukken die je nodig hebt om de aanvraag verder af te handelen.

Ingangsdatum van de uitkering

Als uitgangspunt wordt gehanteerd dat de ingangsdatum van de uitkering de melddatum is, dus de datum waarop de werkzoekende zich voor het eerst meldt. De datum aanvraag heeft niets te maken met de ingangsdatum van de uitkering. Het is belangrijk de datum melding en de datum aanvraag goed uit elkaar te houden: de datum melding ziet op het recht, de datum aanvraag op de afhandelingstermijn. Het is mogelijk dat de ingangsdatum afwijkt van de melddatum. Denk hierbij aan de situatie dat iemand zich te vroeg meldt (bijvoorbeeld omdat de WW-uitkering nog niet is afgelopen). Dan wordt de ingangsdatum vastgesteld op de eerste datum dat er recht op bijstand is (in het voorbeeld dus de eerste datum dat er geen recht meer is op WW). Dit heeft wel grenzen. Je kunt niet een maand van tevoren al een aanvraag indienen omdat de omstandigheden tussen de aanvraag en de startdatum van het recht kunnen wijzigen. 

Anderzijds is het ook mogelijk dat de ingangsdatum voor de datum melding komt te liggen. Hierbij kun je denken aan drie situaties. In de eerste plaats de situatie waarin de werkzoekende eerst  een aanvraag doet voor een andere (voorliggende) voorziening, bijvoorbeeld de WW. Als deze vervolgens wordt afgewezen, meldt de werkzoekende zich bij de gemeente. Als hij of zij dit doet binnen tien werkdagen, dan kan als ingangsdatum voor de bijstand de meldingsdatum bij de voorliggende voorziening (in dit voorbeeld: het UWV) worden aangehouden.

Een tweede situatie waar je aan kunt denken is de situatie waarin een werkzoekende vanuit een andere stad naar Rotterdam verhuist waar hij of zij ook een uitkering ontving. Als de werkzoekende zich binnen 10 werkdagen na dagtekening van de brief waarin staat dat zijn uitkering in de vorige stad beëindigd wordt meldt, dan kan er aansluitend aan de uitkering in die vorige stad een uitkering worden toegekend, op voorwaarde dat de werkzoekende zich tijdig inschrijft. Dus stel dat iemand vanuit Den Haag naar Rotterdam verhuist en dat zijn uitkering in Den Haag op 12 juni wordt beeindigd. De brief daarover heeft als dagtekening 14 juni. Dan moet diegenen zich dus voor 28 juni melding om een uitkering in Rotterdam te kunnen ontvangen vanaf 13 juni.

De derde situatie waar je aan kunt denken is wanneer de werkzoekende te maken heeft met een situatie van overmacht (bijzondere omstandigheden). Dat wil zeggen een situatie waarin het voor de werkzoekende onmogelijk was om een aanvraag in te dienen. Hier wordt overigens heel streng naar gekeken. Denk aan de situatie waarin iemand niet bij bewustzijn is in verband met een ongeluk of iets dergelijks.

Een vierde situatie komen we in de volgende module tegen wanneer we het hebben over de toekenning van een uitkering in de situatie waarin iemand met terugwerkende kracht een verblijfsvergunning krijgt.

De meestvoorkomende situatie is echter de situatie waarin de datum melding de datum ingang uitkering is. Dus iemand die vandaag zijn partner verlaat en daardoor bijstandsbehoeftig wordt, moet zich morgen bij de gemeente melden om aansluitend aan de verlating een bijstandsrecht te kunnen hebben.